In de meeste kantooromgevingen zijn nog altijd printers en/of kopieerapparaten aanwezig. In veel gevallen is het een gewoonte en soms zelfs een noodzakelijkheid om ergens een afdruk van te kunnen maken. Wanneer je op zoek gaat naar besparingsmogelijkheden voor je bedrijf of manieren om je bedrijfsprocessen te verduurzamen, is het daarom altijd ook zinnig om ook naar je printbeleid te kijken. Daar kan immers vaak best wat in aangepast worden dat leidt tot kostenbesparing en duurzamer omgaan met inkt, toner en papier. We geven een aantal tips.
Zuiniger omgaan met inkt met de juiste instellingen én lettertypes
Bij het juiste adres kun je best geld besparen door bijvoorbeeld goedkope Epson inktcartridges aan te schaffen. Dat neemt niet weg dat inkt of toner waarschijnlijk de grootste kostenpost blijft rondom het printen. Het is dus zaak om je inktverbruik omlaag te krijgen. Maar hoe doe je zonder te stoppen met printen? Ten eerste kun je kijken naar de afdrukkwaliteit. Voer een beleid waarin men verplicht wordt om per doel van de afdruk te beoordelen hoe belangrijk het is dat de printkwaliteit hoog is. Documenten voor eigen gebruik hoeven niet altijd op de hoogste kwaliteit afgedrukt te worden. Voordat men gaat printen, kan dit in de printerinstellingen aangepast worden. Ook kun je overwegen om met zuinigere lettertypes te gaan werken. Het gebruik van schreefloze letters kan al inkt schelen. Daarnaast kun je eco-lettertypes downloaden en installeren die minderinkt verbruiken. Eén voorbeeld daarvan is Ecofont, een letterlijk met kleine gaatjes erin die op een normale lettergrootte niet of nauwelijks kun waarnemen. Een andere optie is Ryman Eco, een lettertype dat uit lijntjes bestaat en daarom geen massieve letters heeft.
Minder papier verbruiken door dubbelzijdig printen
Maar het is natuurlijk niet alleen inkt of toner wat je verbruikt tijdens het printen, er is ook nog het papier. Dat is weliswaar niet zo duur als inkt, maar het kost wel geld. Bovendien is het verminderen van papiergebruik een duurzame keuze, want dan hoeven er minder bomen voor gekapt te worden om het te produceren. Om je papierverbruik omlaag te krijgen, is het een optie om standaard dubbelzijdig te gaan printen, tenzij enkelzijdig noodzakelijk is. Dit kun je wederom veranderen in de printerinstellingen. Vraag jezelf af wanneer het belangrijk is dat de achterkant van een pagina leeg blijft en wanneer het niet uitmaakt als iets dubbelzijdig afgedrukt wordt. Maak hier beleid op waar je personeel zich aan moet houden. Dat kan je een hoop papier schelen.
Vaker elektronische documenten gebruiken
De meest duurzame keuze is echter niet printen. Dat is niet altijd een werkbare optie, want soms is er geen andere keuze. Maar in de praktijk zal het best vaak eigenlijk niet strikt noodzakelijk zijn. Intern kun je prima werken met elektronische documenten. Dat scheelt ook een hoop opslagruimte voor het archiveren ervan. Naar buiten toe kun je klanten, leveranciers en opdrachtgevers de keuze voorleggen of ze communicatie vanuit jouw bedrijf of organisatie op papier of elektronisch willen ontvangen. In dat laatste geval is de kans ook kleiner dat ze de documenten kwijtraken, dus ook in die zin zitten er voordelen aan, naast uiteraard het duurzamere aspect.
In het grotere geheel is het aanpassen van je printbeleid natuurlijk maar iets relatief kleins en zijn er grotere zaken die je ook kunt aanpakken. Maar dat wil niet zeggen dat je het moet negeren, want er valt zowel kostenbesparing als verduurzaming te halen. Zie het als een vorm van optimalisatie van je bedrijfsprocessen, iets dat natuurlijk nooit kwaad kan om je mee bezig te houden en ook mee bezig te blijven houden.
