De uitbesteding van salarisadministratie, ook wel outsourcing genoemd, betekent dat werkgevers het opstellen van loonstrookjes van hun personeel aan iemand anders overlaat. De loonstaten worden aangemaakt door bijvoorbeeld een salariskantoor of een belastingadviseur. Over het algemeen zijn er twee factoren bepalend bij outsourcing: de complexiteit of gebrek aan expertise en gebrek aan de nodige software. Het uitbesteden van de salarisadministratie kan ook inhouden dat de dienstverlener belastingen en sociale premies betaalt.
Uitbesteden MKB
Met name voor kleine en middelgrote bedrijven kan de maandelijkse taak m.b.t de loonstroken een uitdaging zijn. Er gaat veel tijd en moeite in zitten en bij veel ondernemers rijst dan de vraag: de administratie uitbesteden, is dat een goed idee? Is een interne HR-medewerker goedkoper of ben ik toch voordeliger uit als ik in zee ga met een externe partij? Voor het midden- en kleinbedrijf kan het een goede keuze zijn om aan outsourcing te doen, gezien de hoge kosten en de gevraagde deskundigheid.
Gebruik maken van expertise
Een juiste totstandkoming van een loonstrook kan behoorlijk complex zijn en vraagt specifieke expertise van een loonadministrateur, of deze nu binnen het bedrijf werkzaam is of extern wordt ingehuurd. Bovendien is er sprake van voortdurende wijziging in de wetgeving, waardoor het belangrijk is om goed op de hoogte te blijven. Een salariskantoor of een adviseur heeft hiervoor specifieke kennis en is goed op de hoogte van actuele wetgeving.
Besparing van personeelskosten
Een groot voordeel van gespecialiseerde salarisadviseurs is dat er bezuinigd kan worden op HR-personeel. In verband met vakantiedagen en ziekteverlof heeft een gemiddeld bedrijf bovendien niet genoeg aan een enkele medewerker. Er is meer bezetting nodig, en dat maakt de salarisadministratie tot een kostbare zaak als je dit zelf wilt doen. Daarnaast ben je als werkgever verschoont van de noodzaak om medewerkers op te leiden.
Nadelen van outsourcing
De uitbesteding van salarisadministratie heeft naast de voordelen ook enkele nadelen. In de eerste plaats heeft dit vooral te maken met de controle die je uit handen geeft, wanneer je gaat uitbesteden. Zodra je de payroll uit handen geeft, ben je vaak gebonden aan een contract voor lange termijn. Een andere keerzijde is dat externe partijen inzage krijgen in jouw bedrijfsgegevens. Bedenk overigens dat een gedeeltelijke uitbesteding in de praktijk niet mogelijk is. Je kunt niet sommige taken intern op je nemen en complexe taken uitbesteden aan een salarisadministrateur. Dit heeft ermee te maken dat rapportages bij de belastingdienst ingediend moeten worden, waardoor het veel overzichtelijker is om alle relevante informatie op te sturen vanuit één partij.
